ワークショップとは何か?基本的な開催目的とプロセスを解説

space palette labo編集部

ビジネス開発を目的としたワークショップを実施したいと考えている方は多いことでしょう。しかしながら、ワークショップの種類やコツ、進め方を正しく理解しておかなければ、成果に繋げていくことができません。

この記事では、ワークショップはそもそもどのようなものか。そして開催時に覚えておくべきコツはあるのかということについて、詳しく解説していきます。

ワークショップとは何か?セミナーとは何が違うのか?

ワークショップというのは、主催者が主体になるのではなく、概して参加者が主体となって行う体験型の講座のを指します。セミナーとワークショップを混同してしまう方が多いのですが、両者は全くの別物です。

セミナーは主催者が主体となり、一方的に話すスタイルになりますので、参加者が受動的になってしまうことが多いです。ワークショップの場合は参加者が積極的に意見を出し合ったり、手を動かして何かを作ったりするため、能動的に学習をしていくことが可能です。

ワークショップにはいくつかの種類が存在する

ワークショップは様々な業種のビジネスマンに活用されています。大きく分けると数種類に分類ができ、実に様々なシーンで活用されている手法です。では、それぞれの種類について詳しく見ていきましょう。

クラフト(ものづくり)系

ものづくり系のワークショップでは、主催者と参加者が一体となり、課題として設定された作品を作り上げていきます。どのようなものを作るかはそれぞれのワークショップによって異なるのですが、ハンドメイド作品やクラフト品、料理なども参加者を集めやすいものです。

また、簡単な工作など、子どもと大人が一緒になって楽しめるワークショップも人気を集めています。

ビジネス開発系

一般企業でも、社内会議や研修にあえてワークショップ型のものを取り入れることが一般的です。特に、現場の意見を吸い上げたり、スキルアップを

目的とした場合には特には有効であるからです。当日のアジェンダはシーンによって異なりますが、社内で優秀な人材を講師にしたり、社外から講師を招いたりなど、やり方は様々です。参加メンバーは能動的である必要があるため、経営層が一方的に情報を伝えることと比較すると参加意識が高くなりますし、実際に現場で働かれているメンバーのスキルや適性を詳しく把握ができます。

会社によっては活気のある組織づくりを目的にこれまで会議で行ってきた内容をあえてワークショップ形式で行うような場合もあるようです。

教育系

従来の教育現場では、教員が生徒に講義を行うことが一般的でした。しかし、昨今では教員が一方的に講義を行う形ではなく、教員と学生がお互いに意見を出し合うワークショップ型の講義を開催するケースも増えています。ワークショップ形式で講義を行うことにより、学生が積極的に意見を出したり、質問をしたりできるようになるため、学習内容の定着を図れるのです。

まちづくり系

ワークショップは地域単位で行われることも多いです。例えば、地域を活性化させるための意見交換の場としてワークショップを開催したり、商店街の活気を取り戻すための施策を出し合うワークショップを開始したりといった具合にです。特にまちづくりにおいて地域住民のコミュニティへの参加意識が最も重要な課題であるはずです。そのため、特定の人が一方的に決めながら進める方式ではなく、興味のある住民を集めながら実施していくことも一般的です。

ワークショップを開催するメリット

では次に、ワークショップを開催するメリットについて、解説していきたいと思います。

伝わりにくいことを伝えられる

例えばお客様向けに自社商品やサービスを知ってもらうにしても、社内で新しいシステムを導入したりなど、一方的な情報では伝わりにくい情報を伝えていく際に役立ちます。もちろん、セミナーでも自社商品のPRが可能なのですが、どうしても参加者が受動的になりがちですのです。そのため、特に良いサービスですが理解がされていない場合にはとても良いはずです。

対してセミナーの場合には基本的に講師が一方的にお話をすることになるため、その商品や製品に疑問を感じていたとしても、雰囲気に圧倒され、質問ができずにいる参加者が生まれやすいものです。ワークショップの場合は、参加者全員が主体となりますので、その場の雰囲気が明るくなりやすく、気軽に質問できる環境を整えやすくなるのです。

リサーチとコミュニケーション

ワークショップの場合は参加者が主体となり、意見を出し合いながら進めていくため、参加者に当事者意識が生まれやすいものです。そのため、単に情報を伝えるものではなく、参加者との対話を通じて、その意見を吸い上げていくことにも役立ちます。ネットリサーチを行えば定量的な情報を収集していくことももちろん可能ですが、それだけでは見えにくいことはお客様に直接聞くことも肝心です。

 データがあるからそれで良いと考える方も多いかと思いますが、対話を通じてお客様のニーズを知ることとは全く別次元のことです。ネットリサーチのみでは、お客様が何を考えているのかわからない…という場合にはワークショップを開催することも良いはずです。

対話を通じて参加者との距離が縮まると、気軽に質問や意見を言えるような雰囲気が出来上がってきますので、双方が気軽にコミュニケーションが取りやすくなります。そのため、ワークショップはリサーチのみならず、関係性向上の役割も担っています。

ワークショップを開催する前に考えておくべきこと

ワークショップを成功させるためには、開催前の準備が非常に重要です。では、どのような準備をしておけば、ワークショップを成功に導くことができるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

目的は何か

ワークショップに限った話ではありませんが、目的のないイベントは成功しません。仮に曖昧な目的を設定していたり、そもそも明確なゴールがイメージできなかったりすると、主催者と参加者の間にブレが生じてしまう可能性があります。このようなことを防ぐためにも、そのワークショップで何を達成したいのかということを、明確に設定しておくことが大切です。

ゴールや目的がはっきりしてくると、そこから逆算してプログラムやカリキュラムを構成していくことができるようになりますので、無駄のない体験型講義を開催できるのです。

参加者に役立つコンテンツであるか

ワークショップで最も重要なのは、参加者の役に立つコンテンツになっているかどうかです。内容が終始自社の宣伝告知のような一方的な情報であれば参加者は退屈になってしまうはずです。そのため、大前提として参加が現在抱えている課題に即して、アジェンダを設定していく必要があります。

また、プログラムのどこかで個人ワークを導入していくことをおすすめします。個人ワークを取り入れることで、参加者の当事者意識を強めることができ、結果的に様々な参加者から意見が飛び交う、質の高いワークショップになるのです。

全体のタスクは見えているか

ワークショップを開催する場合、当日のコンテンツにばかりフォーカスしてしまい勝ちですが、それだけでは成立しないものです。

具体的には、会場選びや集客(告知方法)、設備や参加者が利用する道具の準備など、タスクは実に多岐に渡ります。勿論100%自社で行うということも可能ですが、他社とチームを形成して、得意領域は任せて全体の進行管理を担うという選択肢もあるはずです。これらをワークショップ開催直前にやろうとすると、当日までに間に合わなくなってしまう可能性ができます。このようなことから、最低でもワークショップ開催の2週間前には全ての準備を完成させるつもりで進めていくことが大切です。

会場は適切であるか

ワークショップを成功させるためには、適切な場所選びを行うことが大切です。例えば、少人数で開催するワークショップに、かなり規模の大きい会場を選んでしまうと、落ち着かない雰囲気になってしまいます。また、ビジネス系ワークショップのようにお堅い雰囲気にもかかわらず、可愛らしい会場を選んでしまったり、クラフト系のワークショップなのに、無機質な会議室だったりすると、参加者のモチベーションにも影響するはずです。

このようなことを防ぐためにも、ワークショップのテーマに合わせた会場を用意するようにしましょう。

ファシリテーターは適切な人材であるか

ワークショップでは、様々な意見が飛び交うため、全体を見渡せるファシリテーターの存在が重要になります。可能な限り参加者の意見を聞き入れるという姿勢は重要ですが、一人の参加者の意見だけでは成立しません。状況に応じて様々な参加者の意見を引き出したり、自分の意見なども伝えていくMCのようなスキルが必要になります。

勿論、ワークショップのテーマに沿った専門的なスキルが高いことも重要になるため、開催側にも数名体制で臨んだ方が良いものです。

効率的にワークショップを開くためのステップとは

では最後、効率的にワークショップを開くための3ステップについて、詳しく見ていきましょう。

ステップ1:誰と開くかを決める

ワークショップは一人で開催することもできますが、主催者が複数人いるというケースも多いです。

目的が明確に設定されていて、集客からワークショップの準備を一人でこなせる場合には主催者や協力者を集める必要はありません。ただし、自分だけでワークショップを開催するのが困難な場合が多いものです。当日のコンテンツも勿論そうですが、集客など多方面から自分と一緒になってワークショップを主催してくれる人を募り、アイディアや知識を出し合いながら進めていくことをおすすめします。

ステップ2:参加費を決める

当然のことながら参加費を無料で開催すれば、集客はやりやすくなります。逆に少しでも費用が発生すると、参加のハードルは高くなり、客数を集めにくくなってしまうものかと思います。

ワークショップを開催するには、会場代だけではなく、様々な諸経費がかかります。そのため、仮に無料するとしても、それなりの理由が必要になります。例えば、参加者は見込み客や既存顧客であることを想定し、何%程度が成約に結びつくといった収支計画を考えられたり、ワークショップそのものを商品開発コストの一環と捉えるなど、明確な目的が必要になるものでしょう。

開催の目的と各種諸経費、参加者数などを加味して、バランスの取れた参加費を設定していくことが大切なはずです。

ステップ3:詳細事項の決定

開催するワークショップの大まかな内容が決まったら、詳細事項の決定に入ってきます。

例えば、下記のような項目です。

・開催日時

・開催場所

・雨天時の対応方法

・募集人数

・キャンセル対応

...etc

などです。できるだけ細かい部分にまで目を向けることで、万が一トラブルや問題が発生した際も、スムーズに対処していくことが可能になります。

ステップ4:集客のための告知

詳細事項が決まれば、当日の告知活動もとても重要な要素です。既存顧客向けにメールやDMを送付したり程度で済む場合もありますが、多くの場合は告知活動が必要なケースが多いものかと思います。自社がすでにその土地に馴染んでおり、たくさんの顧客を抱えている場合を除いて、新規顧客の獲得が目的なのかと思います。小型の折込チラシなどで企業向けにポスティング等を実施することも多かったですが、昨今はネット広告(facebook,instagram等)で集客を行う企業が多いものです。

何れにしても、最低でも開催の2週間前程度には実施ができるようにしておきたいものです。

まとめ

今回の記事をご一読いただければ、ワークショップについて大まかな理解を頂けたものかと思います。割と多いことかと思いますが言葉や手法だけが先行して、開催後に『あれ、本当に必要だったっけ…?』となってしまうことです。どんな仕事で目的とそのプロセスが重要であり、適材適所であるべきです。そのため、まずは開催の目的と代替え手法がないかということを考えることからスタートしても良いのではないでしょうか。

この記事が、ワークショップの開催を考えられている方のお役に立てれば何よりです。

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文:space palette labo

編集:簡 孝充 

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